L’allestimento di una meeting room all’avanguardia non può prescindere dalla presenza di dispositivi performanti e aggiornati in grado di connettere i collaboratori a prescindere dalla loro posizione.
È auspicabile, poi, un arredamento che permetta di coniugare funzionalità e comfort; inoltre, serve uno spazio personalizzato a seconda dello scopo e delle necessità della riunione.
Come deve essere organizzata una sala riunioni
Tene
re conto della diffusione dello smart working è essenziale per l’allestimento di una sala riunioni tecnologica, la quale va arredata in considerazione dei bisogni dei collaboratori, conciliando il lavoro in presenza con quello di chi è a casa. Tutti i device tecnologici che vengono messi a disposizione devono essere intuitivi e semplici da usare, con gli strumenti – sia video che audio – che si devono adattare alle dimensioni dell’ambiente. A seconda dello spazio, poi, si possono definire le funzioni e le attività che potranno essere svolte e il target di destinazione. Per esempio per gli spazi più piccoli sono ideali per huddle room, per gruppi formati da non più di 6 partecipanti che prendono parte a incontri informali, conferenze video e riunioni di breve durata; si può optare anche per un arredamento creativo. Al contrario, occorre puntare sull’eleganza e sulla formalità per l’arredamento di una sala riunioni grande, usata per ospitare i meeting dei dirigenti e dei manager o per incontrare i clienti. Tipicamente, il tavolo deve essere collocato in posizione centrale.
Uno spazio funzionale
Tutte le stanze possono diventare degli spazi funzionali condivisi, grazie all’impiego di dispositivi specifici. Per esempio i ledwall, che vengono usati per dare vita a schermi visibili anche a distanze importanti.
I ledwall sono formati da led a tre colori in grado di replicare qualsiasi genere di immagine proveniente da una sorgente video o da un computer.
La definizione di un led wall varia in base alla quantità di pixel, mentre esistono due tecnologie tra cui scegliere: la DIP e la SMD. Per le installazioni al chiuso, come appunto accade in una sala riunioni, si lascia preferire la tecnologia SMD.
Anche i sistemi di presentazione wireless possono giocare un ruolo di primo piano in fase di allestimento di una meeting room: si tratta di device di streaming multimediale che permettono agli utenti di presentare documenti, immagini, video o contenuti di altro tipo da device come computer, tablet o smartphone usando la tecnologia di screen mirroring e una connessione wireless.
Gli accorgimenti da mettere in pratica
Il campo visivo delle webcam, i dispositivi audio, il raggio di azione dei microfoni e i device video si devono adattare alle dimensioni dell’ambiente. In ogni caso, le riunioni di lavoro devono svolgersi in contesti il più possibile confortevoli, anche dal punto di vista dell’arredamento
È possibile dotare gli schermi interattivi per il brainstorming e i dispositivi per le conferenze video di basi portatili, con carrelli e rotelle, che facilitino gli spostamenti: così, si può iniziare una riunione in una stanza e poi spostarsi nella meeting room quando questa è libera.
Che cosa non può mancare in una sala riunioni
È consigliabile dotare la sala riunioni anche di pareti divisorie mobili, possibilmente fonoassorbenti.
In questo modo una stanza molto ampia può essere suddivisa in aree riunioni di dimensioni più piccole, ideali per gli incontri che coinvolgono un numero ristretto di persone.
Per tentare di rendere meno impersonali le conversazioni, è una buona idea anche quella di raggruppare la disposizione delle sedie e dei tavoli. In generale, se la loro collocazione viene cambiata è possibile realizzare luoghi personalizzati: ne derivano, quindi, modelli di sala differenti a seconda delle caratteristiche della riunione e dello scopo che la contraddistingue.
